Opportunità (e rischi) al tempo del coronavirus
Le 5 regole d’oro per comunicare virtualmente senza incidenti di percorso

In questi giorni di “arresti domiciliari” indotti dall’epidemia da coronavirus, comunicare via web (sia per lavoro sia per svago) è inevitabile

CASTELLANZA

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In questi giorni di “arresti domiciliari” indotti dall’epidemia da coronavirus, comunicare via web (sia per lavoro sia per svago) è inevitabile.

Questa “socialità virtuale”, tuttavia, ossia l’unico surrogato possibile di quella reale, se da un lato offre indubbi vantaggi, dall’altro presenta anche qualche rischio.

Mail, chat, video-conferenze sono strumenti utili, anzi, indispensabili per trasmettere informazioni, per (ri)stabilire contatti e confronti fra soggetti.

Bisogna però tenere conto del fatto che l’efficacia della comunicazione dipende essenzialmente dal “modo” con cui le persone utilizzano queste tecnologie informatiche, non dalle tecnologie stesse.

Non è una distinzione puramente formale, si tratta di qualcosa di sostanziale.

E’ necessario, in altre parole, saper utilizzare correttamente la “comunicazione virtuale”.

Così da evitare spiacevoli problemi di fraintendimento reciproco, tanto più reali in un periodo di forte stress emotivo per tutti noi.

Lo spiega bene Vittorio D’Amato, direttore del Centro sul Cambiamento, la Leadership e il People Managemente della LIUC-Business School.

Sono 5 i “consigli comportamentali” che il docente fornisce.

“Anzitutto – esordisce Vittorio D’Amato –  – è necessario abbinare tecnologia e scopo: lo scopo della comunicazione determina la scelta della tecnologia da utilizzare. Utilizzate e-mail, chat e bacheche quando dovete solo fornire informazioni. Le conferenze web e le videoconferenze sono strumenti più ricchi e interattivi,  adatti a compiti complessi come la risoluzione dei problemi e la negoziazione. Evitate di cercare di risolvere problemi interpersonali tramite e-mail o chat. Più complessa è l’attività, più si dovrebbe essere vicini alla comunicazione interpersonale”. 

Una cosa è parlare con qualcuno guardandolo negli occhi e avendo la possibilità di stringergli la mano, secondo quella gestualità che è tipica di noi italiani, un’altra è farlo via web

Il fraintendimento, l’incomprensione è dietro … il clic.

Ecco quindi il secondo consiglio di D’Amato: rendere esplicite le nostre intenzioni.

“Le buone intenzioni si perdono per diversi motivi: si tende ad essere più negativi per iscritto perché quando non riusciamo a vedere la persona che riceve il messaggio è più facile dire cose che non diremmo di persona. Ancora, quando si che riceve una comunicazione scritta si tende ad interpretarla in modo più negativo di quanto inteso dal mittente. Infine, nei messaggi scritti sopravvalutiamo la misura in cui abbiamo chiarito le nostre priorità. Per evitare che questi pregiudizi causino problemi, bisogna essere estremamente chiari evidenziando gli obiettivi che si vogliono conseguire”. 

 

Altro problema di non poco conto è il “contatto” che si deve evitare di perdere.

“Perché ciò non succeda spiega il professore, esponendo il 3° consiglio bisogna restare sincronizzati, mantenere una comunicazione regolare con i membri del team ed evitare lunghi silenzi. Riconoscere la ricezione di messaggi importanti, anche se non è possibile un’azione immediata. Dare alle persone il beneficio del dubbio. Chiedere chiarimenti per comprendere meglio i comportamenti o le intenzioni degli altri prima di saltare alle conclusioni”. 

Altra attitudine da sviluppare in modo particolare in questa situazione è la cosiddetta “pro-attività”.

 

 “Dobbiamo essere reattivi e collaborativi, incoraggiare tutti a rispondere prontamente alle richieste dei colleghi, prendersi il tempo di fornire feedback, suggerire in modo proattivo soluzioni ai problemi e mantenere un tono positivo e di supporto nelle comunicazioni”.

 

 

Il 5° e ultimo consiglio comportamentale attiene alla “inclusività”. 

 

“Gli strumenti virtuali riducono i segnali sociali che aiutano i membri del team a legarsi, il che può diminuire la motivazione a condividere idee e informazioni. Le persone generalmente tendono a trattenersi quando non sono in grado di osservare direttamente le reazioni delle altre persone. Inoltre, quando i team virtuali sono costituiti da alcuni sottogruppi in posizioni gerarchiche diverse, c’è una naturale tendenza a comunicare più all’interno di un sottogruppo locale che nell’intero team. Per raccogliere i benefici della diversità di un team virtuale – conclude Vittorio D’Amato -, coinvolgete l’intero team e sollecitate punti di vista differenti al fine di pervenire di cogliere i contributi di tutti i membri del team”.

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