Pianificazione, professionalità e fiducia in sé stessi per una giornata da ricordare

Quando si deve organizzare un evento, che sia un matrimonio, una festa di compleanno o una giornata di Team Building, tanti sono gli aspetti da considerare, dalla location ai partecipanti, dagli inviti a - perché no? - il dress code. Ma evitare di arrivare al “giorno X” carichi di ansia e preoccupazioni è davvero possibile?

In occasione del primo appuntamento con la rubrica Cotton&Champagne Events, dedicata, appunto, al mondo degli eventi, affronteremo proprio questo argomento, ovvero: come arrivare davvero stressati al vostro giorno speciale e rischiare di non godervene nemmeno un istante.

Dove dovremmo essere ora?

Partiamo dall’organizzazione vera e propria, o meglio, il programma delle attività da prevedere dal momento della decisione di organizzare l’evento fino a quando tornerete a casa, stanchi ma (vi assicuriamo) molto soddisfatti.

Sappiamo che stilare un elenco dettagliato di fornitori da contattare, appuntamenti da fissare, prove da fare può essere molto noioso e sembrare quasi inutile; eppure, pensate a quando arriverete a meno due mesi dal matrimonio e vi renderete conto che… non avete ancora scelto il fotografo! Oppure, quando il vostro boss, dopo una mattinata di workshop, si avvicinerà per chiedervi: «Bene, ora andiamo a pranzo?» e voi vi sentite mancare, perché non vi ricordate se prima è previsto un momento di confronto.

Certo, non vi stiamo dicendo di programmare ogni minuto e secondo della giornata, ma potrebbe essere d’aiuto sapere dove andare e quando!

Tu fai questo, io faccio questo

Soprattutto durante l’organizzazione di un matrimonio, sappiamo che le future spose sono terrorizzate all’idea di affidare un incarico al compagno o pensano che suddividersi i compiti – ovvero, la sposa si occupa da sola di determinate attività, lo sposo solo di altre – renderà tutta la preparazione più semplice e veloce, ma…cosa succederebbe se, per qualsiasi motivo, nello stesso giorno aveste la prova dell’abito, l’incontro con il fotografo e la prova del menù? Non vi stanca il solo pensiero? E se il vostro futuro marito avesse difficoltà a trovare l’auto per i trasferimenti e, per non dirvi nulla, arrivasse… con il furgoncino mezzo scalcagnato del suo amico?

È vero, ci sono oneri e onori che spettano solo a voi, ma non dimenticatevi che il matrimonio è di entrambi ed è giusto, anzi, doveroso prendere insieme alcune decisioni, come la scelta della location, il menù, il fotografo…fidatevi, magari ci saranno momenti di dibattito, ma organizzare il vostro giorno speciale sarà ancora più bello!

Cosa ne penserebbe…?

“Come facciamo con lo zio intollerante ai latticini, celiaco e vegetariano? Forse tua mamma preferirebbe organizzare la festa al ristorante? E se a nessuno piacessero i gadget che abbiamo preso?”

Ok…calma. Certo, stare attenti alla scelta del menù è importante, ma non dovete farvi influenzare dai gusti di ogni singolo ospite (senza contare che il catering saprà trovare piatti alternativi per coloro che hanno, effettivamente, problemi con un determinato alimento) e questo vale per tutto. L’evento è vostro, deve rispecchiare voi e i vostri gusti (o, nel caso, la visione e il “modo di essere” dell’azienda).

Ascoltare i consigli è giusto, soprattutto dei professionisti, ma se a voi piace l’idea di regalare vasetti di marmellate come bomboniere, non dovete per forza assecondare le nonne che da mesi vi dicono che, per il loro matrimonio, avevano scelto un oggetto in ceramica decorata a mano ed era stato molto apprezzato!

Vi piacerebbe proporre, per il compleanno di vostro figlio, una piccola festa per poche persone, a casa vostra? Fatelo, senza paura di quelli che possono pensare che l’abbiate fatto solo per contenere i costi.

Ricordate, ognuno ha la propria idea, il proprio budget e, soprattutto, la propria personalità.

Facciamo fare “ammioccugino”, così risparmiamo!

Ah, la frase che tutti gli organizzatori di eventi amano…

Bisogna ammetterlo, tutti noi abbiamo un parente o un amico provetti cuochi, fotografi, fioristi, forse anche sarti… però, siamo sinceri: vi affidereste davvero a loro per la buona riuscita di un giorno speciale (se non quello più importante della vostra vita)?

Saper fare belle foto non significa essere in grado di realizzare quegli scatti, quelle atmosfere particolari che contraddistinguono un matrimonio, così come il fatto che vostra zia sappia sfornare delle ottime lasagne non vuol dire che sappia predisporre un menù di 3 portate per 50 manager.

Sì, magari i vostri amici o parenti non vi faranno pagare il servizio, ma ricordate anche un aspetto fondamentale di organizzare un evento: decidete voi tutto e i fornitori devono assecondarvi. Pensate che al vostro amico cuoco alle prime armi, che ha fatto della creatività la sua parola d’ordine, faccia piacere sentirsi “imporre” il menù da servire? Oppure, che la vostra futura cugina acquisita voglia sentirsi spiegare come vi piacerebbe allestire i tavoli, lei che organizza ogni anno la festa della scuola?

Affidarvi a professionisti, certo, vi costerà di più, ma avrete anche la certezza di ottenere un servizio di qualità e, ancora più importante, di trascorrere una giornata indimenticabile, apprezzata da tutti ed esattamente come ve la siete immaginata.